Büroumzug in Berlin, gerechnet nach Arbeitsplätzen

Warum ein Büroumzug anders gerechnet wird als eine Wohnung

Eine Wohnung hat ein Raster: ein Zimmer, zwei Zimmer, drei Zimmer, dazu passt ein Festpreis. Ein Büro hat das nicht. Zwölf Arbeitsplätze auf 90 Quadratmetern in einem Coworking-Grundriss sind eine ganz andere Ladung als zwölf Arbeitsplätze in einer Kanzlei mit Aktenschränken an jeder Wand. Deshalb läuft der Firmenumzug bei uns nach Zeit und Besetzung: Der Koffermöbelwagen mit Fahrer und zwei Trägern kostet ab 82,50 € je Stunde, ein zusätzlicher Wagen auf derselben Tour 33 € je Stunde.

Vor dem Angebot zählen wir mit Ihnen durch, was tatsächlich mitkommt. Erfahrungsgemäß bleibt bei einem Büroumzug ein Fünftel der Einrichtung stehen, weil sie zum neuen Grundriss nicht passt oder ohnehin ersetzt werden sollte. Diese Menge muss nicht transportiert, aber entsorgt werden, und beides gehört in dieselbe Planung.

Die Zahl, die am Ende zählt, ist nicht der Stundensatz, sondern die Zeit, in der niemand arbeiten kann. Ein Büro mit acht Arbeitsplätzen räumen wir an einem Nachmittag und stellen es am nächsten Vormittag wieder auf, sodass Montag früh gearbeitet werden kann. Größere Einheiten teilen wir in Abschnitte, damit nie das ganze Haus gleichzeitig stillsteht.

Kisten nummerieren, Stellplan an die Tür

Der Unterschied zwischen einem geordneten und einem chaotischen Büroumzug liegt in zwei Wochen Vorbereitung. Wir vergeben je Arbeitsplatz eine Nummer und kleben sie auf jede Kiste, die dazugehört. An den Türen der neuen Fläche hängen Blätter mit den Nummern, die dort hineingehören, und damit trägt die Mannschaft, ohne zu fragen. Dann trägt die Mannschaft, ohne zu fragen, und am Ende steht nichts im Flur.

Aktenkisten sind der Stoff, aus dem Büroumzüge bestehen. Sie sind kleiner als Umzugskartons, weil Papier schwer ist: Eine volle Kiste mit Hängeregistratur wiegt an die zwanzig Kilogramm. Wir liefern die Kisten vorher an, damit Ihre Leute in Ruhe packen können, und holen die geliehenen nach dem Umzug wieder ab.

Zwei Wochen vor dem Termin gehen wir die Fläche noch einmal ab und halten fest, was zerlegt werden muss: Konferenztische mit verschraubten Gestellen, Hochregale, Trennwandschränke, verkettete Arbeitsplätze mit gemeinsamer Kabelführung. Diese Liste bestimmt, wie viele Leute kommen und wie lange sie brauchen. Fehlt sie, steht die Mannschaft am Umzugstag vor einem Schrank, der nicht durch die Tür geht, und die Zeit läuft trotzdem.

Was vor dem Termin geklärt sein sollte

• Wer im Haus ist am Umzugstag Ansprechpartner, an beiden Adressen
• Wann darf im neuen Haus geliefert werden, gibt es eine Anlieferzone im Hof
• Wie breit ist der Aufzug, und darf er belegt werden
• Welche Möbel bleiben stehen, welche werden entsorgt
• Wer baut die Technik ab und wieder auf

Technik, Akten und was wir nicht anfassen

Rechner, Bildschirme und Telefone transportieren wir, angeschlossen werden sie von Ihrer IT oder Ihrem Dienstleister. Das ist keine Bequemlichkeit: Wer ein Netzwerk nicht kennt, soll es nicht stecken. Wir sorgen dafür, dass die Geräte heil ankommen, jeder Bildschirm einzeln in Polsterfolie, jeder Rechner mit dem Kabelbeutel des eigenen Arbeitsplatzes in derselben Kiste.

Aktenschränke werden leer transportiert, das ist keine Vorschrift von uns, sondern eine Frage des Gewichts und der Führungen. Verschlossene Aktenkisten öffnen wir nicht und stellen sie dort ab, wo Sie es angeben. Bei Praxen und Kanzleien fahren wir die Kisten mit den Unterlagen in der letzten Fuhre, damit sie nicht über Nacht in einem halb offenen Büro stehen.

Serverschränke, Laborgeräte und Maschinen mit eigener Verankerung sind Sache der jeweiligen Fachfirma. Wir übernehmen den Weg vom Aufstellort zum Wagen und zurück, wenn das Gerät transportfähig übergeben wird. Was dafür nötig ist, klären wir vor dem Termin und nicht, wenn die Mannschaft schon im Haus steht.

Berliner Gewerbehäuser und ihre Eigenheiten

Ein Büro in einem Gründerzeit-Vorderhaus in Mitte hat oft keinen Aufzug und eine Tür, die im ersten Stock schmaler ist als der Konferenztisch. Der Tisch geht dann zerlegt hinunter oder gar nicht. In den Gewerbehöfen von Wedding und Moabit liegt die Einheit dagegen im dritten Hinterhof, dafür gibt es einen alten Lastenaufzug, der zwar langsam ist, aber alles trägt.

Neubauten am Stadtrand haben Tiefgaragen mit knapp zwei Metern Durchfahrtshöhe. Der 21-Kubikmeter-Wagen bleibt oben, für die letzten Meter nehmen wir den Sprinter mit 12 Kubikmetern, ab 38 € je Stunde. Plattenbauten mit Gewerbeeinheiten im Erdgeschoss sind der einfachste Fall: kurzer Weg, breite Türen, keine Stufe.

Wichtig ist in allen Fällen die Frage, wann geliefert werden darf. Manche Häuser lassen Anlieferungen nur bis zehn Uhr zu, andere verlangen eine Anmeldung beim Hausmeister und die Absicherung des Aufzugs. Wir fragen das beim Aufmaß ab, weil eine verpasste Anlieferzeit einen ganzen Umzugstag kostet.

Was mit den Möbeln geschieht, die nicht mitkommen

Alte Schreibtische, ausgediente Rollcontainer und Regalmeter, die im neuen Grundriss keinen Platz haben, nehmen wir in derselben Tour mit. Gerechnet wird nach Kubikmeter, ab 34 €, Demontage und Sortieren laufen nach Zeit, ab 16,50 € je Stunde. Die Deponiegebühr steht getrennt auf der Rechnung, damit sichtbar bleibt, was Arbeit und was Abgabe ist.

Wenn der neue Standort erst in einigen Wochen fertig wird, stellen wir die Einrichtung zwischen. Ein Abteil mit 20 Kubikmetern kostet ab 19 € am Tag und nimmt die Möblierung eines mittleren Büros auf. Wie Ein- und Auslagern ablaufen, steht auf der Seite zur Möbeleinlagerung.

Was bleibt, ist die Übergabe der alten Fläche. Gewerbemietverträge verlangen in aller Regel den Rückbau in den ursprünglichen Zustand: Teppichfliesen raus, Trennwände weg, Kabelkanäle ab. Den Teil, der aus Tragen und Abtransport besteht, übernehmen wir; alles, was Handwerk ist, gehört in andere Hände, und das sagen wir lieber vorher als hinterher.